Leer soepel samenwerken in de blend van live en online

Tineke van Kooten en ik hebben een training ontworpen waarin je leert beter samen te werken met de teamrollen van Belbin en de Roos van Leary. We zijn begonnen met een training van een dag die we voor 90 procent live gaven. De andere 10 procent bestond uit een intake vooraf via e-mail en een korte follow-up in een Linked-In groep. Hoewel de deelnemers tevreden waren over het resultaat gaf deze aanpak ons geen voldaan gevoel. Gedragsverandering, en daar vraagt effectiever samenwerken om, lukt alleen met veel oefenen gespreid over een periode van minstens veertig dagen. Daarom geven we de training nu in een blend van live en online leren.

De leercirkel als basis voor het ontwerp

Voor onze trainingsontwerpen gebruiken we altijd de leercirkel van Kolb als basis, geïnspireerd door Karin de Galan en haar boek Trainen. Een praktijkgids. In 2011 kwam ze met het vervolg Trainingen ontwerpen (inmiddels alweer de 2e editie). Hierin laat ze Kolb niet los, maar ze laat hem een beetje onder de oppervlakte zakken om haar model te concretiseren in ‘De Glijbaan’ en ‘De Trap’. Ook dit werkt fantastisch, maar Karins trainingsuniversum heeft alleen een live dimensie, online lijkt voor haar niet te bestaan. Voor ons wel, want wij kunnen onze deelnemers niet veertig dagen lang live begeleiden. Nog afgezien van de bereidheid van de deelnemers om elke dag een half uurtje naar onze trainingsruimte te komen.

Voorzichtig online beginnen

Onze deelnemers beginnen online, uiterlijk een week voor de bijeenkomst. Maar, omdat zowel uit eigen ervaring als onderzoek blijkt dat deelnemers voorafgaand aan een bijeenkomst moeilijk te motiveren zijn om veel voorwerk te doen, vragen we dat ook niet. Bovendien gaat het hier niet om iets neutraals als een nieuwe procedure leren om storingen te onderzoeken, maar om je eigen gedrag. Daar ‘praat’ je nog niet over met mensen die je nog nooit in de ogen hebt gekeken. Het is anders als het gaat om contact met de trainer. Men is het gewend dat je de trainer inlicht over situaties waarin je effectiever te werk wilt gaan. Daarom nodigen we de deelnemers uit om iets te vertellen over zichzelf, hun werk, hun voorkennis en hun ‘Lastige situatie’. Die situatie is alleen zichtbaar voor de trainers. De rest is openbaar.

De deelnemersgroep als proeftuin om te leren samenwerken

De online voorbereiding is niet meer dan een uurtje werk. Wat we deelnemers vragen te doen lijkt allemaal heel onschuldig maar stiekem is het (samen) leren al begonnen. En wij als trainers beginnen al materiaal te verzamelen. Wat je over jezelf vertelt bij een vraag als: ‘Wat zou je doen als je morgen een dag vrij hebt?’, zegt immers al iets over je teamrollen. Elkaars antwoorden op zo’n vraag lezen, breekt het ijs online waardoor deelnemers in de bijeenkomst elkaar makkelijker aanspreken.  Als trainers observeren wij wie op elkaar afstapt en dat kunnen we gebruiken om ‘teamrolaantrekkingskracht’ te benoemen.

Een heel belangrijke eerste leeractiviteit is de keuze voor de ‘Lastige situatie’. Als je iemand vraagt te beschrijven wat hij recentelijk heeft meegemaakt en wat hem echt dwars zit, is in termen van Kolb het Observeren en reflecteren al begonnen. Wat gebeurde er, wat vind je van het effect van je aanpak en waarom kies je juist dat gesprek als casus? Door het al schrijvend opnieuw te beleven, krijgt de deelnemer behoefte om te leren hoe hij het beter kan doen.

Drie rondes, drie leercirkels

Als de deelnemers online even aan de trainers, elkaar en aan de leerstof geroken hebben, komen we samen voor een dag training. Onze dag is in drie rondes opgebouwd waarin we telkens de hele leercirkel doorlopen. Eerst om te leren hoe je de teamrollen van Belbin kunt herkennen, waarderen en welke belangen en behoeftes bij elke teamrol horen (wat willen de spelers?). Is dat helder, dan gaan we verder met de Roos van Leary (hoe wordt het spel gespeeld?) en ten slotte voor de combinatie van beide modellen (je speelt het spel met meer effect als je de spelers beter kent).

Klik op het plaatje om te vergrotenWe willen zoveel mogelijk profiteren van het samen zijn, dus de nadruk ligt op ervaren en experimenteren. Reflecteren en theorie verkennen kan immers prima online maar voor de toepassing heb je juist elkaar nodig. Bovendien willen wij als trainers de deelnemers in actie zien, zodat we onze coaching later online goed kunnen richten.

Voor de Roos van Leary zou zo’n leercirkel als volgt ingevuld kunnen worden in een trainingsblokje van 45 minuten:

  1. Ervaar hoe het is om vanuit verschillende posities in de Roos van Leary aangesproken te worden (Concreet ervaren)
  2. Noteer voor jezelf welk effect het gedrag van de ander op je heeft (Observatie en reflectie)
  3. Verken met de Checklist welke patronen bij oefening 1 kunnen ontstaan en waarom dat zo werkt (Theorie verkennen)
  4. Kies bewust een positie in de Roos om bepaald gedrag bij de ander op te roepen (Actief experimenteren)

Succeservaring is mooi, maar niet genoeg

In elke ronde beleeft een aantal deelnemers een succeservaring: ‘Dus die collega van mij kan ik veel beter aanspreken op zijn creativiteit dan op nauwkeurigheid en ik kan hem beter zijn gang laten gaan dan hem zo sturen.’ Begrip en vaardigheid stapelen zich op tot aan het eind van de dag de deelnemers weg gaan met het gevoel: ‘Aha, dus zo werkt het!’

Voor ons is dat niet voldoende. Want het is weliswaar bij een paar deelnemers goed gelukt in de bijeenkomst en de groep is tevreden over de dag, maar binnen een paar dagen zijn de meesten het weer kwijt. De goede voornemens ten spijt, schieten ze weer terug in vertrouwde patronen. Hoe krachtig het ook is om met de groep live drie keer alle stappen in de leercirkel te zetten, pas als deelnemers nóg een paar keer de cirkel doormaken, gaan ze geloven in hun effectiviteit:

Ik snap wat er gebeurt, ik kan uit mijn automatische reactie stappen, bewust iets anders zeggen op een andere manier, waardoor ik resultaat bereik en ook de relatie goed houd. En ik kan het niet alleen met die collega uit mijn Lastige situatie, maar ook met de secretaresse, met mijn baas en met die klant, ondanks dat het heel verschillende mensen zijn.

Veel oefening, reflectie, analyse vanuit de theorie en weer proberen, leidt tot diep begrip en maakt transfer mogelijk. Pas dan is ons werk gedaan.

Online verder leren met en van elkaar

We zorgen voor een naadloze overgang tussen de livesessie en het online vervolg. Aan het eind van de bijeenkomst nemen we de tijd om de deelnemers de verschillende leeractiviteiten in de ELO te laten zien. (We gebruiken overigens Moodle als platform.) De volgende dag zorgen we meteen dat er iets gebeurt in de ELO waardoor de deelnemers er naartoe getrokken worden. Denk aan:

  • Een persoonlijke tip en een compliment voor elke deelnemer op basis van gedrag dat hij in de bijeenkomst heeft laten zien.
  • We nodigen elke deelnemer uit om de feedback die hij heeft gekregen meteen op te schrijven nu het nog vers is en te bepalen wat hij daarvan echt wil gaan toepassen. Deel dat met de trainer en vraag advies.
  • Een online voortzetting van een gesprek dat we live zijn begonnen. Is gebleken dat veel deelnemers te dealen hebben met dwingende Vormers, dan plaatsen we in een groepsforum een video of krantenartikel over Erik Staal (de ex-directeur van Vestia) met de vraag: ‘Hoe ga je om met hem als baas?’

Eigen tijd, tempo en leervoorkeuren

In de ELO kunnen de deelnemers dus voor het leren werken met de teamrollen, met de Roos van Leary en met de combinatie complete leercirkels doorwerken. In de afbeeldingen zie je voorbeelden van live (blauw) en online (groen) leeractiviteiten.

Daarbij zullen ze hun eigen voorkeuren volgen, die trouwens ook weer veel over hun teamrollen zeggen. De Brononderzoekers en Vormers nemen graag de leiding in de forums om hun nieuwe ervaringen met uitproberen te delen. De Planten en Monitors gaan in discussie over de theorieartikelen en komen met nieuwe hypotheses. De Bedrijfsmannen maken eerst de online quizzes, zijn blij met de Checklists en stellen veel zogenaamd praktische vragen aan de trainers.

Als trainers helpen we de deelnemers te reflecteren op wat er in de ELO aan interactie plaatsvindt. We kunnen alles gebruiken als leermateriaal.

We delen de cursus op in secties die we ‘Ervaren’, ‘Reflecteren’, ‘Theorie verkennen’ en ‘Oefenen’ noemen om de deelnemers te helpen bij hun keuze en structuur in hun leren te brengen.

Voordeel van online: zingen zoals je gebekt bent

We bieden elke deelnemer twee uur online coaching na afloop van de training. Hiervoor gebruiken we de ELO. Het ligt aan de voorkeur van de deelnemer hoe dat vorm krijgt. Moodle heeft een Dialogue module waarmee je, zoals de naam al doet vermoeden, een dialoog met een deelnemer onderhoudt die voor anderen niet zichtbaar is. Maar de deelnemer kan er ook voor kiezen om met de hele groep in een forum zijn vragen en leerervaringen te delen.

Hoewel we ook kunnen chatten in Moodle en via de webcam kunnen communiceren (synchrone communicatie), zal de meeste communicatie asynchroon plaatsvinden. Ieder logt in op zijn eigen tijdstip, ziet wat er aan nieuws is, pakt op wat hem aanspreekt. Het grote voordeel van asynchroon communiceren is dat iedereen tijd heeft om na te denken over wat hij leest en wil terugschrijven. Zeker voor de wat meer introverte en bedachtzame types is dat een enorm voordeel ten opzichte van de drukte van een groepssessie.

Leren doe je zelf, met een beetje hulp

In de periode van 40 dagen begeleiding na de bijeenkomst, proberen we het initiatief steeds meer bij de deelnemers te laten. Het is de bedoeling dat zij met elkaar gaan leren en dat niet elke interactie via de trainers verloopt. In de bijeenkomst zijn ze voldoende met elkaar vertrouwd geraakt om elkaar ook online te bevragen en feedback te geven.

Ons doel is om hen door de leercirkel heen te coachen. Dat kan 1-op-1 met begeleiding van de trainer, maar de groepsleden kunnen elkaar daar ook bij helpen. We zien graag dat deelnemers er een routine van maken om op te schrijven wat ze op hun werk aan lastige samenwerkingssituaties meemaken, te reflecteren op wat er is gebeurd, met de theorie erbij te bedenken welk gedrag wél effectief is en dat uit te gaan. Daarbij verwijzen wij naar de theoriebronnen in de ELO, de oefeningen die deelnemers zelfstandig online kunnen doen (bij voorbeeld terugpraten tegen mensen in een video die je vanuit een bepaalde teamrol en positie in de Roos aanspreken), en vooral naar andere deelnemers. Immers, wil een Brononderzoeker weten hoe een Zorgdrager het ervaart als zijn precisiewerk niet gewaardeerd wordt, dan kan hij het die Zorgdrager in de groep vragen, voordat hij die Zorgdrager op zijn werk anders gaat benaderen.

We stimuleren de deelnemers om bij elke stap groepsleden te laten meedenken en meeleven. Een cursist kan vlak voor dat cruciale gesprek met die zakelijk partner op de wc nog even de tips van zijn groepsgenoten nalezen en er kracht uit putten. En vreemde ogen dwingen: wie weet dat een aantal mensen echt nieuwsgierig is naar de afloop, gaat dat gesprek ook aan. Onze rol wordt dan meer die van facilitator dan die van instructeur. De deelnemers gaan elkaar trainen en coachen. En dat heeft blijvend resultaat, in tegenstelling tot die ene leuke dag in dat zaaltje.

Voor meer informatie over de training verwijs ik naar onze site Soepel samenwerken met Belbin en Leary.